[Projektidee] Persönliche Dokumentenverwaltung

[Necoro]

So ... gestern hab ich mich wieder mal aufgeregt, dass ich meine Rechnungen/Briefe auf dem Rechner nicht sinnvoller als mit einem git verwalten kann.

Daher kam mir folgende Idee. Ich stelle sie mal hier ein, um zu hören, was andere dazu sagen, und ob das auch für andere sinnvoll erscheint . Vorschläge sind auch gerne gesehen.

Also prinzipielle Idee erst einmal: Rechnungen aber auch ausgehende Briefe sind in einem VCS eigentlich mehr oder minder fehl am Platz, denn dass es von einem davon mehrere Versionen gibt, ist äußerst selten. Und bereits existierende DMS sind für einen einzelnen Anwender viel zu komplex (zB Rechteverwaltung, Client-Server-Architektur). Aus diesem Grunde braucht man was neues...

Das Neue sollte denn können:

- Dokumente einchecken und anzeigen können
- Dokumente taggen
- Eingecheckte Dokumente mit einem Datum versehen
- Dokumente nach Tags / Datum (zB Jahr, Monat, ...) zu sortieren
- Dokumente als Thread anzeigen (also: Antwort auf XYZ)
- evtl. auch Notizen als Dokumente unterstützen (wenn man zB zu faul ist das einzuscannen und nur einen Verweis auf den Ordner speichern will)
- einfache Versionierung
- einfaches Backupen ermöglichen

Weitergehende Features:

- direkte Unterstützung von Latex-Dokumenten ... zB Latex-Dokumente gespeichert aber zur Anzeige werden diese übersetzt und als PDF angezeigt
- Volltextsuche in den vorhandenen Dokumenten
- eigene Adressdatenbank oder Anbindung einer solchen mit der Möglichkeit, aus einer Adresse gleich ein vorgefülltes Latex-Antwortschreiben zu erstellen
- evtl. Anbindung der Scannerarchitektur ... also einscannen und gleich einchecken ohne Umweg über lokale Dateien

Was es nicht können sollte:

- Zugriffsrechte ... es ist für Single-User-Betrieb konzipiert
- pull/push/merge ... durch die Anforderung eines einfachen Backupens, kann man es schon beliebig hin- und herschieben.

Interfaces:

Als Interfaces sind für mich im Moment eine GUI und ein CLI interessant. Letzteres sollte ähnlich einem VCS zu bedienen sein. zB "doc ci Rechnung.pdf --tags handy rechnung betreiber", "doc show tag rechtsanwalt" (letzteres zeigt denn nur Dokumente mit dem Tag "rechtsanwalt" an), "doc show thread Schreiben_Stadtwerke.pdf" (zeigt alle Dokumente an, die zum Thread für diese Datei gehören), "doc all --bytags" (alle Dateien, aber sortiert nach tags) ...
Interessant klingt auch mit FUSE eine Dateisystemabbildung zu bauen, welche das ganze als übliche Ordnerhierarchie darstellt und denn das taggen etc unterstützt, indem man die Dokumente mit cp/mv/rm umherschiebt.

Generell sollte das ganze aber so designed sein, dass andere Interfaces möglich sind - zB ein Webinterface für den, der es haben will.

Techniken:

In diesem Bereich wäre ich noch besonders für Tipps dankbar .

DB: Momentan schwebt mir SQLite vor. Zum Problem passender erscheinen zwar prinzipiell MongoDB oder CouchDB - nur riecht das nach Overkill ... und erfordert schon wieder einen Server.
Textsuche: CLucene?
Programmiersprache: Prinzipiell egal ... momentan liebäugele ich mit Vala ... aber das ist nun wirklich der unwichtigste Punkt ^^
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Inter Deum Et Diabolum Semper Musica Est.

[franzf]

[Necoro]

[Yamakuzure]

Das nennt sich dann Dokumentenmanagement-System und kostet ab einen kleinen fünfstelligen Betrag aufwärts. Warum die so teuer sind, liegt zum einen daran, dass so ziemlich alle Firmen, dank der Pflicht zur Dokumentenarchivierung, darauf angewiesen sind wenn sie keine Aktenberge wollen, und zum Anderen an dem schon erwähnten _gewaltigen_ Entwicklungsaufwand. Soweit mir bekannt gibt es nur ein einziges System, dass das, was du möchtest, gratis tut. Und das ist, ich wage es kaum zu sagen, Nepomuk+Strigi.
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Important German:

1. "Aha" - German reaction to pretend that you are really interested while giving no f*ck.
2. "Tja" - German reaction to the apocalypse, nuclear war, an alien invasion or no bread in the house.

[Necoro]

Dass das für Firmen äußerst komplex ist, ist mir klar -- aber deren Anforderungen sind ja auch meilenweit höher als die des Privatanwenders. Ich sehe im Gegenteil gar keine größere Schwierigkeit in der Implementierung.

[Yamakuzure]

Die Anforderungen der Firmen:

1. Dokument einscannen oder Datei anlegen
2. Dem Dokument Indexwerte mitgeben, die in einer Datenbank landen (entspricht deinem taggen, sortieren)
3. Das Dokument bei Bedarf archivieren (und auf Worm speichern)
4. Bei Bedarf über die vergebenen Indexwerte die richtigen Dokumente (schnell) wiederfinden (auch sortiert und/oder mit Referenzen)

Das große Extra ist die Sicherung auf Worms (plus Spiegelmedien zur Sicherheit) und das wird normalerweise von einem extra Archivierungssystem übernommen.

Viele Systeme können nicht mal das, was in deiner Feature-Liste steht. zum Beispiel mußt du bei einem SER DOXiS 4 System eine extra Volltext-Engine hinzukaufen (Witzigerweise steht "lucene" als OpenSource zur Auswahl). Überhaupt würden deine "Weitergehenden Features" die Kosten explodieren lassen. Bei besagtem System müsstest du für die On-the-Fly-Umwandlung in PDF sogar einen extra Server hinzukaufen, der das übernimmt. Die vorgefertigten Formulare aus einer Adressdatenbank sind, dank zusätzlicher Office-Connector-Software, die nochmal ein kleines Vermögen kostet, auch kein Problem. Sowas mit der Scannerarchitektur haben wir gerade erst verkauft (nScale) und es ist verdammt teuer.

Ich kenne sicherlich nicht _alle_ DMS Systeme auf diesem Planeten, aber doch sehr viele. Und keines kann deine Feature-Liste vollständig erfüllen, zumindest nicht ohne zusätzliche Produkte.

Aber lassen wir das, das wolltest du sicherlich garnicht wissen.
Also zurück zum Thema: Tracker+Strigi klingt soweit vielversprechend.

Edith hat noch "app-text/hyperestraier" gefunden...
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2. "Tja" - German reaction to the apocalypse, nuclear war, an alien invasion or no bread in the house.

[JoHo42]

Hi @all,

also Dokumenten Verwaltung?
Nee der Aufwand ist mir viel zu gross.
Also ich habe mir eine Dokumten Struktur auf der Festplatte geschaffen:

Struktur Verzeichniss Dateien wie hier beschrieben.
Das in Klammern stehende sollen hier zeigen woher die Dateien kommen oder was drin steht,
diese Infos stehen nachtuerlich nicht in Programmen wie "mc".

Dokumenten Struktur

Dokumente
--Strom
+--2009_01_05_vertrag_anbieter.jpg (eingescantes dokument)
+--2009_01_08_bestaetigung_anbieter.doc (Brief Vertrag unterschrieben zurueck geschickt)
+--2009_10_16_kuendigung_anbieter.doc (Kuendigung Strom)
+--2009_11_08_vertrag.pdf (eingescantes dokument neuer Vertrag)
+--bestaetigung_anbieter_neu.doc (Vertrag noch nicht abgeschickt in Arbeit. Hier fehlt dann das Datum)

--Vermieter
+--2009_02_25_endabrechnung.pdf (eingescannt)

--Telefon
+--2009_01_28_rechnung.pdf (per Email gekommen als PDF abgespeichert)
+--2009_02_26_rechnung.pdf (per Email gekommen als PDF abgespeichert)

--Verein
+--2010_01_22_aushang.doc (Einfach erstellte Datei und am 01_22 Ausgehanben)

--Photos
+--2008_07_21_ausflug_stadt
++----hier die fotos
+--2008_12_24_weihnachten
++----hier die fotos

Veraenderungen der Struktur

Ein grosser Vorteil ist auch, die Struktur ist erweiterbar durch einfaches Kopieren.
Z.B. Man macht eine neuen Ordner und fast Strom Telefon Vermieter zusammen.
Dann bekommt man

Dokumente
---Haushalt
+---Strom
+---Telefon
+---Vermieter
---Verein

Ebenfalls sind Aenderungen ohne Probleme moeglich.
Das Verzeichnis Vermieter ist unschoen gewaehlt man kann es jederzeit aendern
in Vermieter -- Miete

Fals ein Dokument in Bearbeitung ist, speichere ich dieses im entsprechnenden
Ordner ab. Lasse aber das Datum weg. Das bedeutet fuer mich das dieses Dokument nicht
fertig oder beendet ist.
Erst mit einem Datum ist fuer mich das Abgelegt und bearbeitet.

Backup
Backup wird mit einer externen Festplatte durchgefuehrt.
Ein kleines Script, mit einem rsync Kommando drin und schon kann man ein gutes Backup:

1) rsync --delete /home/blub/dokumente /mnt/backup
2) gzip /mnt/backup/dokuments 'date %m %s'_backup_dokumente.zip
3) echo "Am "date" wurde ein Backup erstellt" >> /mnt/backup/backup_info.txt


(Achtung die Kommandos stellen kein Vollstaendiges Script da, es ist nur eine Funktionsbeschreibung)


Zu 1) Daten mit rsync kopieren und man hat sein Backup und alles wird gut.
Zu 2) Laesst ein ZIP File mit Datum entstehen. Daran kann ich sehe wann ich das letzte mal ein Backup gemacht habe.
Zu 3) Das Textfile dient zur zusaetzlichen Info.

Bei aenderungen in der Struktur wie oben beschrieben uebernimmt rsync diese Aenderungen ebenfalls.
Wenn man mit rsync --delete (glaube ich) arbeitet.
Durch das Zip File lassen sich diese Aenderungen auch nachvollziehen.